Ах, электронный документооборот — эта та самая штука, которая обещает превратить ваш офис из бумажной свалки в нечто напоминающее космический корабль. Представьте себе: никаких гор бесконечных бумаг, которые живут своей жизнью и появляются именно тогда, когда вы собираетесь уйти домой. С подпиской Дзен Про, кстати, эти статьи исчезают быстрее, чем бутерброд с колбасой на совещании — но мы не об этом.
Мы про ЭДО — электронный документооборот.
Если у вас в компании столько документов, что кажется, будто вы ведёте архив древних манускриптов (только без пыли и пауков), то пора задуматься о переходе в цифровую эру. Ведь каждый раз, когда кто-то ищет нужный договор или счёт-фактуру, где-то плачет бухгалтер и теряет пару волосков на голове.
Электронный документооборот обещает сократить расходы на отправку корреспонденции — а это как если бы вы перестали посылать голубей с письмами и начали пользоваться смартфоном.
Юридическая база для ЭДО тоже есть — законы позволяют считать электронные документы такими же важными и весомыми, как бумажные. Это значит, что налоговые инспекторы больше не смогут придраться к тому, что у вас нет стопки бумажек толщиной с кирпич. Помню анекдот: приходит бухгалтер к начальнику и говорит: «Начальник, у меня для вас две новости — хорошая и плохая».
Начальник спрашивает: «Начни с плохой». Бухгалтер отвечает: «Мы потеряли все бумажные документы».
Начальник вздыхает: «А хорошая?» Бухгалтер улыбается: «Теперь мы перешли на электронный документооборот!»
Следующий этап — разобраться со схемой вашего документооборота. Если сейчас у вас документ проходит через пять отделов и три стола до того, как попадёт в архив (где его потом никто не найдёт), то пора оптимизировать процесс. Переход в электронку позволяет избавиться от этого бумажного лабиринта, а заодно выделить ответственного за проект ЭДО — обычно это тот самый человек, который умеет объяснять ИТ-шникам на человеческом языке.
Технические решения бывают разные — можно выбрать веб-версию (простой способ для тех, кто боится новых технологий так же сильно, как кошка боится пылесоса) или интеграцию с вашей учётной системой. Интеграция звучит страшно?
На самом деле она удобна тем, что ваши сотрудники смогут работать с документами прямо в привычном интерфейсе 1С или другой программы. Молча радуйтесь вместе со мной: теперь никто не будет кричать «Где этот файл?!» Кажется даже программисты начнут улыбаться.
Для полноценной работы понадобится получить сертификаты электронной подписи (ЭЦП) и GLN-номер — это такой цифровой паспорт вашего офиса в мире электронной документации. GLN напоминает код из шпионского фильма: 13 цифр для точной идентификации юридических лиц и подразделений. Если представить себе офис как секретное агентство 007-го уровня, то GLN – это ваша лицензия на обмен документами без риска попасть под подозрение налоговой службы.
Перед тем как запускать всю эту махину во всю мощь интернетовской магии, стоит узнать сколько ваших контрагентов уже зарегистрировано в системе ЭДиН.
Если большинство партнёров уже там – вам повезло! Можно сразу начинать обмениваться документами быстрее чем горячие пирожки на перерыве.