Ах, кадровый электронный документооборот — та самая штука, которая сначала заставила госучреждения вздохнуть с облегчением, а теперь потихоньку покоряет бизнес. Представьте: раньше бумажные горы в отделе кадров росли быстрее, чем грибы после дождя, а теперь — раз, и документы летают по интернету! Сэкономленное время можно потратить на что-то действительно важное: например, на изучение мемов или поиск потерянной ручки в офисе.
Если задаться вопросом «Зачем вообще переходить на КЭДО?», ответ прост: это как перейти с печатной машинки на ноутбук.
Вы экономите кучу времени — не нужно бегать с кипой бумаг, мучить принтер и переживать, что начальник опять забыл поставить подпись. А еще меньше тратится бумага — природа говорит спасибо. Ну и конечно же, никакой бюрократии! Помните анекдот: «Документ подписан?
А вы уверены? А у меня тут электронная подпись!» Теперь можно подписывать кадровые документы не выходя из дома или даже из кафе — главное иметь интернет и желание.
Про электронные подписи слышали все, но не все знают, что оформлять их для сотрудников вовсе не обязательно бегать в удостоверяющий центр. В 21 веке это можно сделать онлайн — бесплатно и быстро. Вот вам веселая история: один бухгалтер пытался оформить подпись в центре и провел там целый день.
Когда он вернулся в офис, коллеги уже успели отправить все документы через приложение за 15 минут! Так что выбирайте умнее.
В России есть два главных способа получить такую подпись бесплатно — через портал «Работа в России» и приложение Госключ. Первое напоминает государственную службу с ее бюрократическими коридорами, но зато без очередей и с возможностью оформить всё самому за чашечкой кофе дома.
Второе приложение удобно тем, что его можно скачать на любой смартфон из маркетплейса — даже если ваш телефон старше вашего кота.
Кстати, про котов: однажды сотрудник решил проверить процесс выпуска подписи через Госключ прямо со своего смартфона во время обеденного перерыва. Пока он возился с приложением, кот прыгнул на клавиатуру и случайно отправил тестовый документ начальнику. Тот ответил: «Отлично подписано!
Жду настоящие документы». Вот так техника порой помогает ускорить рабочие процессы!
Есть еще сервисы вроде «Добыто.КЭДО», где сотрудники могут сами выпустить усиленную неквалифицированную электронную подпись прямо в личном кабинете без лишних хлопот. Процесс занимает всего 10-15 минут — меньше времени, чем вы тратите на то, чтобы решить загадку «где моя правая носка». Главное условие для юридической силы таких подписей – наличие локального нормативного акта у работодателя.
В противном случае документ может быть признан таким же весомым как расписка от соседа о том, что он видел вашу собаку гуляющей без поводка.
А теперь представьте себе модуль интеграции для сервисов 1С — да-да, тех самых программ для бухгалтерии и управления персоналом. Он позволяет сотрудникам получить доступ к личному кабинету и подписывать документы буквально парой кликов на мобильном устройстве.
Это как если бы ваша бабушка внезапно научилась пользоваться смартфоном быстрее вас! Правда функционал у этого модуля скромный – иногда кажется, что он создан для тех сотрудников отдела кадров, которые любят простоту во всем.