Цифровизация архивов — это не просто модное слово из мира IT, а настоящий спасательный круг для тех, кто когда-то утонул в бумажной волне и теперь пытается выплыть на цифровой лодке. Представьте себе офис, где документы не валяются стопками, похожими на маленькие Эвересты, а аккуратно лежат в электронных папках, доступных буквально в пару кликов. Это как сравнивать старую добрую печатную машинку с современным ноутбуком: первый вариант заставляет вас чувствовать себя героем прошлого века, а второй — мастером будущего.
Согласно исследованию ELMA и сообщества GlobalCIO|DigitalExperts, проведённому в жарких августовско-сентябрьских баталиях 2023 года (когда все ещё мечтали о лете), менее 3% крупных российских компаний упорно держатся за бумагу так же крепко, как бабушка за свой любимый советский альбом с марками.
Остальные 96% уже либо по уши в цифре, либо только начинают погружаться в этот мир с осторожностью новичка на скользком льду. В среднем компании с численностью сотрудников около тысячи человек голосовали онлайн — это примерно как если бы тысяча офисных клерков одновременно пыталась вспомнить пароль от электронной почты.
Теперь представьте себе: всего 11% участников исследования полностью автоматизировали документооборот — то есть у них всё работает как часы швейцарского производства. А вот остальные 55% перевели шесть и более бизнес-процессов в цифровой вид, что напоминает попытку одновременно учиться играть на гитаре и петь караоке — вроде получается, но порой сбивается ритм. Лидируют процессы согласования документов (74%), работа с договорами (73%) и обмен документами через ЮЗЭДО (73%) — звучит почти как футбольная команда мечты цифровизации.
Однако не всё так гладко: построение электронного архива оказалось настоящим «монстром из шкафа».
Несмотря на то что около половины компаний сделали первые шаги к цифровому хранению документов, лишь 18% смогли собрать воедино бумажные и электронные архивы. Это всё равно что попытаться совместить динозавров и роботов в одном музее — возможно, но требует усилий и терпения.
Бумажные архивы напоминают огромные склады с тоннами документов, которые нужно охранять лучше золота Форт-Нокса.
Стоимость такого удовольствия может достигать миллионов или даже миллиардов рублей ежегодно! Можно представить офисного работника с выражением лица между ужасом и отчаянием, который ищет нужный документ среди гор бумаг. Сколько анекдотов ходит про таких героев!
Вот один из них: приходит начальник к секретарше и спрашивает: «Где мой отчёт?» Она отвечает: «Вам повезло! Он не потерялся — он просто ушёл в отпуск». К счастью для всех нас эпоха бумажных хроник подходит к концу.
Цифровизация архивов становится не только логичным этапом развития электронного документооборота, но и настоящим спасением для бюджета компании и нервной системы сотрудников.
Под электронным архивом зачастую понимают разные вещи: от простого zip-файла до сложных систем автоматизации учёта документов (СЭД/ECM). Но главное — чтобы эти системы обеспечивали юридическую значимость документов на протяжении всего срока их хранения. Ведь никто не хочет оказаться в ситуации из старого анекдота: бухгалтер звонит юристу и говорит: «Документы утеряны!» Юрист отвечает: «Не беда! Главное — чтобы их никто не видел».