Электронные кадровые документы – звучит как что-то из научной фантастики, но нет, это уже не будущее за горизонтом, а вполне себе ближайшее завтра. Министерство труда решило, что бумажки надоели всем – и сотрудникам, которые таскают свои толстенные трудовые книжки с собой, и работодателям, у которых шкафы ломятся от папок с документами. В общем, решили: пора переходить в цифру!
Представьте себе: вместо того чтобы выискивать нужную страницу в книжке-альбоме времен Советского Союза, вы просто кликаете мышкой – и вот он ваш стаж, отпуска и командировки на экране. Как в фильмах про будущее!
Сейчас идет активная подготовка к закону об электронной трудовой книжке.
Ожидается, что его примут где-то в 2019 году (да-да, именно тогда!). По планам Минтруда, работодатели начнут отправлять данные о сотрудниках прямо в Пенсионный фонд по электронным каналам связи.
Это как СМС-ка от начальника: «Ты сегодня работаешь?» Только серьезнее и без смайликов. Между работодателями и работниками тоже будет налажен цифровой контакт – можно будет не только увольняться по электронной почте (что уже практикуется), но и получать все бумаги на электронную почту или даже через мессенджеры.
Главное – чтобы начальник не забыл поставить галочку «прочитано».
Отказ от бумажных трудовых книжек – это только начало большого пути к цифровой эре. Следом за ними в электронный формат отправятся трудовые договоры (представьте: подписывать контракт одним кликом!), документы по командировкам (прощай, куча квитанций на гостиницу), отпускам и учету рабочего времени. Почти все кадровые документы будут жить теперь в интернете.
Кто-то скажет: «А если интернет упадет?» А я отвечу: «Ну так всегда можно выйти на улицу и посмотреть на реальные часы работы у соседей!» Шутки шутками, но идея классная: никаких больше потерянных бумаг или забытых подписей.
Однако не всё так просто с этой цифровизацией. Чтобы защитить все эти важные данные от хакеров и случайных удалений (ведь мы все знаем историю про Васю из IT-отдела, который однажды случайно удалил базу данных компании), придется внедрять системы электронной подписи. И тут начинаются веселые истории про пароли длиной с роман Толстого и биометрические данные сотрудников, которые теперь будут сканировать даже для входа в туалет офиса.
Законопроект об электронных кадровых документах обещают подготовить к 2021 году. До этого момента нужно будет проделать огромную работу по защите данных – чтобы никакой шпион из соседнего отдела не смог подделать отпуск или добавить лишний день болезни своему коллеге (хотя иногда это было бы полезно).
Для этого компаниям придется инвестировать немалые средства в создание надежных систем безопасности.
Процесс обмена данными между работодателями и Пенсионным фондом стартует уже в январе 2020 года – как новогоднее чудо для всех бухгалтеров! Кстати говоря, чтобы избежать проблем с защитой персональных данных, Минтруд еще в 2018 году прописал все правила использования электронной подписи – ведь нельзя же просто так взять и подписать документ пальцем на экране телефона! А летом 2019-го будет готов закон о хранении информации в цифровом формате – наконец-то сотрудники смогут сказать своим потомкам: «Вот мой электронный архив!»