Если вы до сих пор думаете, что электронный документооборот — это что-то из разряда фантастики, как летающие машины или холодильник, который сам заказывает продукты, то у меня для вас новости: будущее уже наступило! И если вы не хотите оказаться в бизнесе с бумагой в руках, как первобытный человек с каменным топором, пора срочно осваивать электронные технологии.
Ведь как говорил один мой знакомый бухгалтер: «Лучше подписать документ электронной подписью за пару минут, чем гоняться по офису с пачкой бумажек и искать того самого начальника, который всегда где-то на совещании или в туалете».
Представьте себе ситуацию: вы отправляете важный договор почтой. Через пару дней звонок от партнера: «Документ получил?
А то у меня почта почему-то решила устроить отпуск». Время идёт, нервы на пределе, а сделка висит на волоске. С электронным документооборотом всё иначе — секунды и документ уже у адресата. Это как сравнить гонки Формулы-1 и прогулку на ослике по деревенской улице.
Быстро и эффективно!
А теперь внимание — экономия! Бумага стоит денег, принтеры требуют картриджей (и постоянного их заправления), а доставка документов может съесть приличную часть бюджета компании. Один мой друг рассказывал: «Мы столько бумаги покупали, что наш офис превратился в филиал лесопилки».
Электронный документооборот позволяет забыть об этих проблемах. Ваши сотрудники вместо того чтобы заниматься рутинной бумажной волокитой смогут заняться чем-то более полезным — например, придумать новую стратегию развития компании или хотя бы сходить на кофе-паузу без угрызений совести.
Кстати о безопасности — многие боятся переходить на электронные документы из-за страха взломов и утечки информации. Но тут можно вспомнить старую шутку про программиста: «Если ты думаешь, что компьютерная безопасность — это просто пароль “123456”, то у меня для тебя плохие новости».
На самом деле все документы защищены электронной подписью и сложным шифрованием, так что злоумышленникам придется попотеть, чтобы добраться до вашей информации. А электронная подпись приравнивается к рукописной — значит ваши сделки официально легальны и не вызывают вопросов у налоговой или других проверяющих органов.
Переход на электронный документооборот еще и решает проблему хранения бумаг. Представьте себе офис с горой папок размером с Эверест. Чтобы найти нужный договор приходится устраивать настоящие археологические раскопки среди стеллажей и пыли.
Один знакомый директор рассказывал мне: «У нас был сотрудник-историк документов — он знал каждый уголок архива лучше любого экскурсовода». Теперь же все хранится в облаке — удобно и доступно из любой точки мира (даже из отпуска на пляже).
Конечно, есть один нюанс — обучение сотрудников новому формату работы иногда вызывает сложности.
Особенно если речь идет о людях старшего поколения, которые привыкли к бумаге так же крепко, как бабушка к своему вязальному клубу. Но даже они постепенно осваиваются — главное показать им преимущества и немного терпения (и возможно пару анекдотов про компьютеры). Как говорится: «Лучше поздно освоить технологию, чем навсегда остаться пленником прошлого века».