С началом 2024 года белорусские работодатели и сотрудники могут готовиться к встрече с обновленным Трудовым кодексом, который, как новогодний подарок, принесет с собой кадровый электронный документооборот, или попросту КЭДО. Представьте себе: теперь бумажки будут уходить в прошлое, а их место займут электронные документы.
Но не спешите радоваться — как в старом анекдоте про программиста, который решил заменить бумажник на флешку и потерял и то, и другое, тут тоже есть свои нюансы.
Кадровый электронный документооборот — это не что иное, как все те же трудовые бумаги и справочки, только в виртуальном виде. Работодатели смогут обмениваться документами без лишней возни с бумагой. Казалось бы — удобно!
Но не всё так просто: трудовые договоры и договоры о полной материальной ответственности по-прежнему останутся на бумаге. Видимо, законодатели решили оставить для нас маленький кусочек ностальгии по временам, когда можно было порвать бумагу от злости или затереть чернила пальцем.
А ещё все трудовые книжки продолжат существовать только в привычном бумажном формате.
Так что если вы мечтали о цифровой трудовой книжке с анимацией «Поздравляем!» — придётся подождать. К слову, оформление актов о несчастных случаях на производстве тоже скорее всего будет на бумаге.
В этом месте вспоминается рассказ одного знакомого начальника отдела кадров: «У нас был случай — сотрудник упал со стула во время совещания. Акт составили на бумаге… потом искали этот акт целую неделю! В итоге нашли под креслом у директора».
Использование КЭДО будет оставаться на усмотрение руководства предприятия — никто никого не заставит переходить в цифровой мир против воли. Можно спокойно оставить всё как есть: печатать документы вручную, ставить печати и подписи чернильной ручкой (если кто-то ещё помнит такое слово).
Это напоминает ситуацию из анекдота про двух сотрудников: один перешёл на электронный документооборот и хвастался новыми технологиями; другой же отвечал: «Зачем мне эти ваши байты? У меня принтер есть!»
Если руководство решит внедрять КЭДО, им предстоит разработать локальные правовые акты (ЛПА), чтобы определить правила игры.
Тут главное — не забыть проконсультироваться с профсоюзом. Ведь если профсоюз скажет «нет», то никакие электронные подписи не помогут!
Профсоюз всегда держит руку на пульсе кадровых дел — иногда даже лучше начальника.
Кстати о подписании документов — теперь каждый документ нужно подписывать электронной подписью. Если у сотрудника уже есть такая подпись — отлично!
Если нет — работодатель обязан помочь её получить (даже финансово). Тут вспоминается забавная история из офиса одного IT-специалиста: он так долго пытался разобраться с электронной подписью, что в итоге получил её вместе с комплектом инструкций размером больше самой работы.
Переписка между работодателем и сотрудниками должна проходить через выбранный сервис КЭДО. И вот тут начинается веселье: датой получения считается момент появления документа в системе. Представьте себе ситуацию: сотрудник отправил заявление вечером пятницы, а начальник увидел его только утром понедельника после кофе и пары шуток про выходные.
Хранение электронных документов регулируется законодательством об архивном деле – никаких хаосов!
Сроки хранения определены постановлением Минюста №1 от 11 января 2023 года. Но ведь каждый знает пословицу: «Документы лежат столько, сколько нужно бухгалтеру». Впрочем, теперь всё чётко прописано – можно не бояться внезапных проверок.