Когда в офисе объявляют о переходе на электронный архив, у сотрудников обычно начинается легкая паника — мол, «ну вот, теперь точно придется разбираться с этими новыми технологиями», а кто-то даже шепчет: «Пожалуйста, только не еще один способ потерять важные бумажки!» Но давайте честно: бумага — это как динозавры среди документов, красиво, но уже давно пора уступить место цифровым соседям.
Первое и главное задание — понять, что же именно собираемся хранить. Тут как в детском саду: кто-то любит играть с кубиками (бумажные документы), а кто-то уже освоил планшет (электронные файлы). И если вы думаете просто сканировать кипы бумаг и складывать их в электронную папку — поздравляю, вы на правильном пути.
Почти любой архив подойдет для таких целей. Но если хотите хранить настоящие электронные оригиналы (а их становится все больше — они как грибы после дождя), то тут нужно быть поосторожнее и выбрать серьезную систему архивирования.
И вот тут начинается самое интересное! Представьте себе архивара с бородой до пояса, который в руках держит приказ № 77 от Росархива — такой толстый документ, что его можно использовать как подставку для ноутбука. В этом приказе прописаны все тонкости работы с электронными документами.
Не учесть их — все равно что прийти на экзамен без ручки и тетрадки. Поэтому выбирать систему хранения надо так же тщательно, как бабушка выбирает яйца на рынке перед Пасхой.
Но технические сложности — это полбеды.
Главное — чтобы система могла сохранять достоверность документа и юридическую значимость на срок не меньше 10 лет. Да-да, 10 лет! А некоторые компании мечтают сохранить документы подольше — чтобы дети их внуков могли посмотреть и сказать: «Ого, наши предки тоже умели пользоваться компьютером!»
Кстати о юридической значимости: помните анекдот про программиста и юриста? Программист говорит: «Я написал программу», юрист отвечает: «А я подписал договор».
Так вот, чтобы электронный документ был действительно законным, нужна не просто подпись, а целая система подтверждения ее подлинности. Сертификаты электронной подписи живут примерно годик-другой — потом их надо обновлять или… ну вы поняли.
Если этого не сделать вовремя, через пару лет ваша подпись может стать такой же бесполезной, как старая дискета с файлами из 90-х.
Поэтому современные системы архивирования используют метки доверенного времени — это такая цифровая печать времени, которая говорит: «Да-да, этот документ подписан именно тогда и именно этим человеком». Без нее ваша электронная подпись рискует превратиться в цифровую загадку.
Еще одна веселая история из жизни архива: одна компания решила экономить на системе хранения и выбрала самую дешевую базу данных без поддержки форматов и резервного копирования. Через десять лет попытались открыть важнейший документ… а он оказался закодирован так странно, что ни одна программа его не узнала!
Выглядело это примерно так же смешно, как если бы вы пытались прочитать письмо от бабушки на древнеегипетских иероглифах без переводчика.
Вот почему при выборе системы важно учитывать не только цену и красоту интерфейса (хотя красивые кнопочки тоже никому не помешают), но и способность гарантировать сохранность документов десятилетиями вперед. Это похоже на выбор холодильника в доме: хочется красивый дизайн и много функций? Отлично! Но главное — пусть продукты внутри не испортятся через неделю.