Ах, эти кадровики! Вечно они в бумагах тонут, словно в море, где шторм — это очередной приказ от Минтруда. Ну что ж, с 1 марта 2023 года у них появилась новая игрушка — Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, который заставляет их играть по новым правилам: теперь электронные приказы, договора и прочие бумажки (то есть электронки) должны быть оформлены строго по шаблону и формату.
Представьте себе, как будто раньше кадровики были художниками-импровизаторами: один сделал приказ в Word, другой — в PDF, третий вообще на салфетке записал! Теперь же Минтруд говорит: «Ребята, хватит творчества, у нас тут стандарты».
Кстати, если вспомнить анекдот про бухгалтера и кадровика: бухгалтер спрашивает кадровика — «Ты документы уже подготовил?» Кадровик отвечает: «Да я их все в Excel сделал!» Бухгалтер вздыхает: «Ну давай хоть один в правильном формате!» Вот примерно так и с этим приказом: теперь только правильный формат — и никаких экспериментов.
Раньше работодатели сами решали, переходить ли на электронные документы или оставаться верными доброй старой бумаге. Но времена меняются! С появлением удалённой работы (когда сотрудник может работать даже из глухой тайги), электронные трудовые договоры стали не просто модным трендом, а необходимостью.
И вот тут-то Минтруд решил подвести черту под хаосом форматов и сказал: «Давайте все дружно оформлять документы по единым правилам». Как будто школьный учитель строгий завёл журнал и сказал: «Теперь только аккуратно и разборчиво!»
И действительно, единые требования к электронным документам нужны не просто так.
Государственные ведомства ведь тоже люди — им хочется побыстрее проверить документы без головной боли от разных форматов. Можно даже представить себе чиновника с чашкой кофе за компьютером: раньше он час ковырялся с непонятными файлами от работодателей, а теперь — кликай кнопочку «Проверить» и готово!
Список документов под действие приказа впечатляет своей широтой. Если раньше какой-то странный документ можно было делать как угодно (ну хоть на обратной стороне календаря), то теперь для каждого есть свой код и формат. Это напоминает веселую историю про программиста, который пытался сохранить файл с именем из тысячи символов — система сказала ему «нет» и выдала ошибку.
Так вот здесь тоже нельзя шутить с форматами.
Для тех компаний, которые пользуются сторонними системами кадрового электронного документооборота (ЭДО), жизнь стала проще: обновился софт — получили новые шаблоны документов — заполнили и подписали. А кто сам себе разработчик системы ЭДО?
Им предстоит самим обновляться и адаптироваться к новым требованиям. Тут можно вспомнить классический анекдот про IT-специалиста: его спросили «Ты обновился?», он ответил «Обновился… но потом откатился назад».
Вот только здесь отката не будет!
На данный момент штрафов за несоблюдение новых правил нет (пока), но если документ сделан неправильно — его просто не примут в государственных системах. Это как прийти на экзамен с билетом другого курса — не засчитают!
Поэтому лучше сразу делать всё по стандарту.
Так что коллеги из отдела кадров могут вздохнуть спокойно или начать интенсивно изучать новые форматы документов. В любом случае скучно точно не будет! Ведь если раньше они были мастерами на все руки – писали документы как хотели – то теперь стали настоящими айтишниками кадрового дела.