В России наконец-то наступила эпоха, когда бумажки в кадровых делах можно отправить на заслуженный отдых. Представьте: работодатели получили зелёный свет отказаться от стека кип документов, который раньше занимал целую комнату и заставлял сотрудников отдела кадров чувствовать себя библиотекарями древних манускриптов. Но, как всегда, чтобы не попасть впросак и не нарушить Трудовой кодекс — а он у нас священнее священного — нужно знать пару хитрых правил.
Итак, если вы юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (да-да, тот самый человек, который одновременно и начальник, и уборщик), и решили перейти на электронный документооборот с персоналом, то приготовьтесь к изучению новых статей ТК РФ.
Там вам расскажут все прелести электронных кадровых документов (КЭДО). Например, статья 22.1 объясняет, что такое вообще электронный документооборот в трудовых отношениях — ведь без этого определения люди могли подумать, что это какой-то секретный шифр из фильмов про хакеров. А статья 22.2 строго регламентирует требования к этому самому КЭДО: кто кому что должен передавать и как правильно подписывать документы без использования бумаги — чтобы не получилось как у программиста Вани из соседнего офиса, который перепутал кнопки и вместо подписи отправил всем коллегам смешные котоматрицы.
Но тут важный момент: переход на электронные документы — это не приказ сверху «всем немедленно бросить бумагу».
Нет-нет! Работник может спокойно потребовать вести его личное дело в старом добром бумажном формате.
Это как с выбором между айфоном и кнопочным телефоном: каждому своё!
Однако есть документы, которые никак нельзя перевести в цифру. Например, трудовые книжки — да-да, те самые толстые томики с печатями и штампами — пока остаются бумажными по умолчанию. Хотя работник может пожелать вести их в электронном виде — наверное для тех, кто хочет быть современным до мозга костей или просто любит собирать баллы в приложении «Трудовая книжка 2.0».
Также акты о несчастных случаях на производстве останутся в бумаге — видимо потому что даже цифровой мир боится таких происшествий и считает их слишком серьёзными для виртуального пространства.
Приказы об увольнении тоже требуют бумаги — возможно потому что никто не хочет случайно нажать кнопку «удалить» вместо «подписать» и остаться без работы по ошибке компьютера. Ну а журналы инструктажей по охране труда — это вообще отдельная история: кто же будет верить электронным протоколам?
Особенно если за ними стоит бюрократия уровня «Постановления №17 от 1983 года».
Если же договорились работать с КЭДО по-честному и дружно, то процесс выглядит примерно так: сотрудник отдела кадров создаёт документ электронной магии; начальник ставит свою ЭЦП (электронную цифровую подпись) — это такой современный эквивалент печати короля; затем документ загружается в систему ЭДО; дальше сотрудник проверяет документ через личный кабинет (если вдруг увидит ошибку типа «не тот отчёт за прошлый год») и подписывает тоже своей ЭЦП. При этом можно запросить справку 2-НДФЛ или любой другой документ прямо через интернет — удобно! Помните ситуацию из анекдота: «Приходит сотрудник в отдел кадров с просьбой распечатать справку… А ему отвечают: «Зачем?
Мы теперь всё по электронной почте шлём!»». И вот теперь этот анекдот становится реальностью.