В наше время бумажные документы уходят на пенсию быстрее, чем бабушки на лавочке обсуждают погоду. Особенно это заметно в кадровой сфере, где электронный документооборот становится не просто модной фишкой, а настоящим спасательным кругом для тех, кто устал тонуть в кипах бумаг.
Закон от 22 ноября 2021 года №377-ФЗ можно смело назвать цифровым манифестом: теперь работодатели имеют полное право перевести всю кадровую бюрократию в электронный формат и забыть про бесконечные стопки папок на столе. Представьте себе: никакой путаницы с подписями и печатями, только клики и сканы — мечта любого офисного работника!
Помню, как мой знакомый бухгалтер рассказывал, что раньше для заполнения одного кадрового документа у него уходило столько времени, что он успевал сварить кофе и даже сходить за ним в соседний офис. Теперь же с КЭДО (а это сокращение звучит почти как имя героя из фантастического фильма) всё стало проще: документы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде без лишних бумажных перипетий.
Кстати, эксперимент по внедрению этой системы стартовал ещё в 2020 году – тогда Минтруд решил проверить, насколько готовы работодатели отказаться от традиционного бумажного хаоса. Кто-то воспринял это с энтузиазмом — мол, наконец-то можно бросить ксерокс в угол и не искать пропавшие подписи! А кто-то с подозрением — «А вдруг компьютер взбунтуется?»
Особенно забавно было наблюдать за теми работодателями, которые сами выбирали виды документов для перевода в цифру и тип электронной подписи.
По сути они получали свободу выбора – словно ребёнок в кондитерской лавке! Но при этом для важных документов вроде трудового договора требовалась усиленная квалифицированная подпись — такая серьёзная штука, что напоминает электронный эквивалент отпечатков пальцев Джеймса Бонда. Впрочем, расходы на всё это удовольствие ложились исключительно на работодателя – так что иногда казалось, что цифровизация обошлась им дороже старых добрых бумажек.
С 22 ноября 2021 года правила стали ещё строже: теперь можно полностью перейти на электронный кадровый документооборот без необходимости дублировать документы на бумаге.
Работодателю надо лишь принять локальный нормативный акт (если хотите – внутреннее распоряжение «Цифровой порядок»), получить согласие сотрудников и подготовиться к расходам на электронные подписи и информационные системы. Можно сказать, что процесс перехода похож на подготовку к свадьбе: много согласований и затрат, но результат того стоит.
Ещё одна новинка – приказ о приёме на работу теперь не обязателен! Да-да, теперь достаточно трудового договора.
Как говорится: «Бумага терпит всё», но зачем усложнять жизнь лишними приказами? Это как если бы вместо длинного списка покупок вы просто сказали продавцу: «Дайте мне всё для идеального рабочего дня». Экономия времени налицо!
С 1 марта 2023 года Минтруд ввёл единые требования для всех работодателей, решивших перейти на КЭДО.
А уже с июня того же года стартовал эксперимент по внедрению этой системы в государственных учреждениях. Минцифры предложило расширить пилотный проект до государственных компаний – чтобы создать единую информационную систему управления кадрами (ЕИСУКС). Звучит как название секретного агента или нового смартфона одновременно!
Среди участников эксперимента числятся такие серьёзные организации как Федеральное казначейство и ФНС — то есть те ребята, которые знают толк в документах.