Ах, эти бесконечные цифровые нововведения! Кажется, только привыкли к электронной подписи, как тут же объявляют: «С 1 сентября 2023 года переход на КЭП физлиц и машиночитаемые доверенности должен был закончиться!» Но не спешите с радостью — право пользоваться старыми сертификатами продлили еще на год. Как говорится, не всё коту масленица, но и не всё коту смерть — можно пожить с привычками подольше.
Если вы думаете, что электронный документооборот — это просто кнопочка «подписать» и дело в шляпе, то вы глубоко заблуждаетесь. Представьте себе ситуацию: сотрудник отдела кадров пытается подписать документы за директора, а директор об этом даже не подозревает.
В прошлой жизни это было похоже на шпионский триллер: кто подписал? Кто виноват? Кто возместит ущерб?
Теперь же с новыми машиночитаемыми доверенностями (МЧД) все стало проще — каждый будет знать, кто именно поставил свою электронную подпись под документом. Без шпионских интриг и тайных манипуляций.
Кстати, про МЧД – звучит как название секретного агента из фильма про Джеймса Бонда.
Но нет, это всего лишь машиночитаемая доверенность — такой XML-файл с полномочиями сотрудника. Благодаря ей можно быстро менять права доступа при смене должности или отзывать их при увольнении. Представьте себе офисную драму: Иван Иванович уволился — и бац!
Его полномочия исчезают так же быстро, как он забирает свои кружки из кухни.
С 2021 года государство решило помочь работодателям облегчить жизнь и разрешило вести кадровый документооборот в электронном виде. Это значит меньше бумажек, меньше архивации и больше времени для кофе-пауз! Работодатели могут частично перевести документы в цифровой формат без необходимости дублировать их на бумаге.
Правда, некоторые документы все равно останутся на бумаге — видимо, чтобы офисные принтеры не скучали.
Переход на электронный документооборот несет не только экономию денег (прощай дорогая канцтоварная лавка), но и улучшает защиту персональных данных. Да-да, теперь ваши трудовые книжки в безопасности лучше любого сейфа банка!
А еще удобнее работать с удалёнщиками: никаких больше потерянных писем по почте или забытых подписей.
Но вот загвоздка: использовать КЭДО (кадровый электронный документооборот) нужно строго по правилам приказа Минтруда № 578н. Там прописано всё до мелочей — от структуры документов до формата доверенности. Руководитель передает часть своих полномочий сотруднику отдела кадров с помощью той самой машиночитаемой доверенности — представьте себе делегирование в стиле «ты теперь мой заместитель по всем кадровым вопросам».
И вот этот сотрудник уже может подписывать необходимые документы своей электронной подписью.
Но есть срок для перехода на новые правила: окончательно оставить старые сертификаты можно будет только до 1 сентября 2024 года. После этой даты останется лишь один вариант — современный и удобный способ работы с КЭП физлиц и машиночитаемыми доверенностями.
Так что совет прост: не откладывайте обновление программного обеспечения и обучение сотрудников до последнего момента! Как говорят в народе: «Готовь телегу летом».