Ах, эти бумажки — сколько бед они приносят! Вот представьте: грузоперевозчик стоит у себя в офисе, окружённый кипами документов, словно древний библиотекарь в царстве пергаментов.
И тут приходит долгожданное спасение — с 1 сентября 2022 года запускается государственная информационная система электронных перевозочных документов, или по-простому ГИС ЭПД. Теперь можно забыть о бумажной волоките и перейти на электронные накладные. Представляете, как здорово?
Не нужно больше бегать с принтером по складу, словно курьер с горячими пирожками!
Правда, переход на электронку пока добровольный — никто не заставит вас сразу бросить свои любимые бумажки. Но знайте: это как с мобильными телефонами в нулевых — сначала все скептически морщились, а теперь без смартфона и шагу не ступить.
Минтранс даже выпустил письмо с разъяснениями и постановлениями, чтобы никто не заблудился в цифровом лесу.
Вся эта красота работает через операторов электронного документооборота (ЭДО) — своего рода посредников между вами и электронной системой. С ними нужно заключить договор и платить за услуги, но зато они круглосуточно на страже вашего спокойствия. Если вдруг накладная застрянет где-то в виртуальном тоннеле, звоните им хоть ночью, хоть под утро — техподдержка всегда на связи.
Это напоминает анекдот: «Если хочешь быть счастливым — будь им круглосуточно!» Вот и операторы ЭДО так же круглосуточно готовы помочь.
А вот весёлый случай из жизни: один перевозчик решил проверить систему заранее и попытался подписать электронную накладную своим котом. Кот был категорически против цифровых технологий и начал гоняться за мышкой по клавиатуре.
Итог — накладная подписана была… но от имени «Мурзика». Представляете удивление клиента! С тех пор перевозчик строго следит, чтобы пушистый помощник был вне офиса во время работы с ГИС ЭПД.
Работать через госсистему удобно не только для перевозчиков, но и для контролёров: налоговая служба, полиция или Ространснадзор могут быстро проверить документы онлайн без необходимости устраивать рейды с кипами бумаг под мышкой. Это как раньше: если у тебя дома гости неожиданно появились — надо срочно прятать всё лишнее в шкаф; а теперь просто скажи: «Добро пожаловать в цифровую эпоху!» И никаких пряток.
Кстати, сам процесс оформления прост до смешного: грузоотправитель загружает документ через оператора ЭДО в систему; грузополучатель получает уведомление о грузе; оба ставят свои электронные подписи; когда груз доставлен — отправитель видит это в системе.
В случае спора транспортную накладную можно достать из архива одним кликом. Помните старый анекдот про то, как бухгалтер потерял документы и искал их три дня?
Теперь таких историй станет меньше.
И всё же не спешите выбрасывать свой принтер! Пока переход добровольный, можно работать как раньше — бумажные накладные никто не отменял (пока что). Но учитывая планы Транспортной стратегии РФ сделать электронку обязательной, лучше заранее освоить новую систему и не оказаться тем самым водителем из анекдота: «Я бы перешёл на электронные документы… если бы знал пароль от компьютера».
Так что друзья-перевозчики, готовьтесь к новым технологиям!
А если вдруг почувствуете себя роботом среди людей — вспомните забавный рассказ про водителя-диджея: он поставил музыку на полную громкость прямо во время оформления электронной накладной и сказал клиенту: «Вот так я подпишу любой документ!» Главное — сохраняйте чувство юмора в эпоху цифры.