Ах, электронные перевозочные документы – эта новинка, которая ворвалась в жизнь логистов и перевозчиков почти год назад, 1 сентября 2022 года, словно неожиданный гость на семейном ужине. Помните, как бабушка настороженно смотрела на первый смартфон? Вот примерно так и многие компании отнеслись к переходу на электронный документооборот (ЭДО).
Но знаете что? Как говорится, «любой новый порядок сначала вызывает панику, а потом – облегчение», особенно когда понимаешь, что теперь не нужно бегать с кипой бумаг по офису и ждать подписи получателя дольше, чем теща ждет ответа на свой последний звонок.
Введение Государственной информационной системы электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) стало настоящим событием в мире грузоперевозок. Представьте себе: раньше водитель возвращался в офис с кучей подписанных бумажек, которые надо было аккуратно сложить и не потерять между чашкой кофе и ежедневником.
Теперь же все эти бумаги улетучились в облако! Да-да, вместо того чтобы искать накладную под ковриком или пытаться вспомнить, где оставил подпись получатель груза, всё можно быстро отсканировать через QR-код. Кстати, напоминает анекдот: «Приходит инспектор к водителю и говорит: «Документы покажите!» А водитель отвечает: «У меня QR-код есть!» Инспектор удивлённо: «А это что такое?» Водитель гордо: «Это вам не просто бумажка – это будущее!»
Конечно, переход на ЭДО пока добровольный – никто никого силой не заставляет.
Но эксперты уже предрекают скорую отмену бумажного формата в 2024 году. Согласитесь, звучит как сюжет из фантастического фильма: «Властелины документации» уступают место «Кибер-перевозчикам».
Главное – чтобы этот переход был аккуратным и эргономичным. Об этом на международном форуме «Налоговая экосистема: люди и технологии» говорил Даниил Егоров. Он подчеркнул важность слушать бизнес – ведь если государство будет игнорировать желания компаний, то вместо экономии средств мы получим очередной бюрократический лабиринт без выхода.
Переход на электронные документы помогает сократить время ожидания подписей с дней до минут. Это как если бы вы пришли в кафе и вместо того чтобы ждать официанта с меню полчаса, сразу получили QR-код для заказа с телефона.
Экономия времени ведёт к ускорению товарооборота – а значит бизнес радуется и может быстрее согласовывать новые поставки. К тому же квалифицированная электронная подпись приравнивается к бумажному документу по юридической силе – так что обмануть систему не получится даже самым изобретательным мошенникам.
Если говорить о практическом опыте перевозчиков, то использование ЭДО спасает от потери документов в потоке многочисленных согласований и пересылок.
Ведь кто из нас не сталкивался с ситуацией вроде: «Где моя накладная? Ах да, она у вас… нет у вас… а может быть у того парня?» Электронные документы хранятся надежно в системе и проверяются автоматически во время оформления — никаких пропаж! А если груз путешествует через несколько компаний или покупателей — можно всегда отследить его местоположение онлайн.
Как шутят водители: «Раньше груз мог исчезнуть лучше любого фокусника по дороге – теперь он светится на экране ярче елочной гирлянды».
Кроме того, система постоянно обновляется — изменения законодательства мгновенно отражаются в формах документов. Так что никто больше не рискует получить штраф за устаревшую бумажку или неверно заполненную форму.