Ах, электронный документооборот – эта таинственная страна, где бумажки исчезают в цифровом пространстве, словно носки после стирки. Вы отправляете важные документы через сервис ЭДО, и вот они уже не лежат у вас на столе, а где-то там, в глубинах серверов оператора. Все бы ничего, если бы не вопрос: а кто же теперь отвечает за эти электронные бумажки? Представьте себе бухгалтера, который вдруг понял, что его отчёт улетел в интернет и теперь живёт своей жизнью на каком-то сервере.
Это как если бы вы отправили письмо Деду Морозу и вдруг задумались: «А он точно его получил? И где теперь это письмо?
В Северном полюсе или в облаках Google?»
Документы хранятся на серверах оператора ЭДО – то есть там, где царит вечное цифровое лето и никто не боится ни огня, ни воды (ну или почти никто). Интересно, что операторы часто делают несколько копий одного документа и прячут их на разных серверах. Это как бабушка с запасом варенья – мало ли что случится! Только представьте: одна копия у них в Москве, другая в Сочи, третья – на случай ядерной зимы где-нибудь под Новосибирском.
Если одна копия потеряется – всегда есть запасная! Как говорила моя знакомая бухгалтерша: «Лучше десять раз проверить серверы, чем один раз налоговую».
Но вот загвоздка: кто же несет ответственность за хранение этих самых документов?
Оказывается, по закону (Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ) ответственность лежит на владельце документов – то есть на вашем экономическом субъекте. Звучит серьёзно и немного пугающе.
Это как если бы вы оставили ключи от квартиры у соседа с условием «не потерять», но потом выяснилось, что сосед вообще не отвечает за сохранность ключей без отдельного договора. Вот так же и с операторами ЭДО.
Приказ ФНС от 8 июня 2021 г.
N ЕД-7-26/546@ чётко говорит: оператор обязан обеспечить определённые условия работы с документами. Но вот именно хранение документов на законодательном уровне не регулируется! Представьте себе ситуацию из анекдота: «— Кто отвечает за порядок в доме?
— Хозяин! — А если хозяина нет?
— Тогда порядок сам себя наведёт!» Так и тут – оператор отвечает только за доставку документов туда-сюда, а вот хранение… Тут уже каждый сам себе хозяин.
Поэтому очень важно внимательно читать договор с оператором ЭДО. Если хотите спать спокойно и знать точно, кто будет отвечать за ваши электронные бумаги через месяц-два-три года – обязательно прописывайте отдельный раздел об ответственном хранении документов (ведение электронного архива).
Без этого пункта претензии оператору предъявить будет как к невидимому другу — вроде бы хочется поговорить о проблемах хранения ваших файлов, но он просто улыбается и говорит: «А я тут при чём?»
Вспоминается история моего знакомого предпринимателя: он однажды забыл включить этот пункт в договор с оператором ЭДО. Через полгода пропали важные документы – ну скажем так, «исчезли» словно по волшебству. Он пытался найти виноватого среди сотрудников оператора — те только пожалели плечами и напомнили про договор без раздела об ответственном хранении.
Мораль сей басни такова: даже самый надёжный оператор не станет отвечать за то, чего не прописано официально.