Ах, электронный документооборот – тема, которая еще пару лет назад звучала примерно так же загадочно, как инструкция по сборке мебели из Икеи на древнеегипетском. Но вот указ №381 «О цифровом развитии» от 29 ноября 2023 года решил внести ясность и порядок в этот цифровой хаос. Вроде бы всё просто: вместо бумажек – файлики, вместо штампов – электронные подписи, а сделки становятся быстрее и дешевле.
Ну, или так обещали в рекламе. А что на деле? Разбираемся вместе с Верой Куницкой, директором облачного сервиса ЭДиН – человека, который точно знает, как не потеряться в этом цифровом бумажном лабиринте.
Первый вопрос, который волнует всех: а можно ли доверять этим электронным документам? Ведь у нас любой новый тренд вызывает подозрения: «А вдруг это фейк?», «А вдруг завтра почта взорвется и все документы улетят в космос?» Но Вера успокаивает: «Не парьтесь!
Электронные документы такие же законные и серьёзные, как бумажные». Закон №113-3 от 2009 года прямо говорит: ручная подпись на бумаге равна электронной подписи.
Это как если бы бабушка утверждала, что её пирожки лучше любых современных десертов – проверено временем! А указ №510 2009 года добавляет: все органы проверки принимают электронные документы без лишних вопросов. Даже суды не могут сказать «А где ваша бумажка?!». Так что если вы думали, что для суда нужна гора бумаг толщиной с учебник по физике за 10 класс – забудьте!
Теперь достаточно правильного файла с электронной подписью.
Теперь о цифрах. За 2024 год через сервис ЭДиН прошло более миллиона документов с электронной подписью!
Это вам не шутки. Представьте себе миллион договоров, актов и кадровых бумаг – всё это теперь не надо таскать в папках и бояться пролить кофе на важный контракт.
Более того, количество документов у одной компании выросло почти вдвое! Видимо, компании поняли: электронный документооборот — это как утренний кофе для офиса: сначала страшно попробовать без него обойтись, а потом уже не можешь жить без него.
А кто же может предлагать эти чудо-услуги? В Беларуси нет никаких лицензий или сложных процедур для создания платформ ЭДО – бизнесмены могут запускать свои проекты хоть завтра после чашечки крепкого чая.
Главное — использовать электронный ключ с сертификатом от ГосСУОК (да-да, звучит серьезно). И проверить систему безопасности стоит обязательно — мало ли что! Ведь ваши данные должны быть защищены лучше чем секрет рецепта борща у вашей бабушки.
Интересно посмотреть, кто же больше всего полюбил электронный документооборот?
Тут вам и медицинские организации вроде «Аптека Групп», и продовольственные сети типа «Евроторг», и даже международные перевозчики из «ТМФ-Транс». Кажется, теперь даже грузовики подписывают договора онлайн — ведь зачем ждать курьера с бумажкой? А ещё есть ребята из сферы контроля топлива и спутникового мониторинга — они явно знают толк в технологиях!
Что касается новичков в мире ЭДО — часто слышишь вопросы типа: «А долго ли подключаться?» или «Сложно ли отправлять первый документ?» Ответ прост как дважды два: регистрация занимает минут десять без установки каких-либо программ! Если хочется интегрировать сервис с бухгалтерией — это чуть дольше (около получаса), но зато потом вы будете чувствовать себя настоящим кибер-предпринимателем.